Внутренние аудиты – формальность или необходимость?

Аудит системы менеджмента предназначен для оценки соответствия системы в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и определению результативности функционирования системы. Как правило, нормативной основой для аудита являются стандарты ИСО 9001, ИСО 14001, OHSAS 18001, Газпром 9001, IRIS и др. и соответствующая документация организации.

Цель внутреннего аудита - помощь высшему руководству организации в осуществлении эффективного контроля над различными элементами системы менеджмента, над выделенными процессами и видами деятельности. Под главной задачей аудиторов понимается удовлетворение потребностей руководства в части предоставления информации по различным интересующим их вопросам, на основе которых организация может улучшать свои характеристики.

Проведение внутреннего аудита подвержено действию различных принципов. Они способствуют проведению аудита результативно и делают его надежным методом поддержания политики руководства. Такими принципами являются: честность, беспристрастность, конфиденциальность, независимость, подход основанный на фактах.

Что дает предприятию внутренний аудит:

• проверка функционирования системы менеджмента на постоянной основе;
• способ улучшения деятельности, определения потенциала улучшения и реализации этих улучшений;
• исключение (или предупреждение) проблем при прохождении прочих проверок (Ростехнадзор, Пожнадзор, налоговая инспекция и т.д.);
• внутренний аудит позволяет подготовиться к аудиту внешнему;
• улучшение конкурентоспособности организации, повышение её имиджа.

К сожалению, на начальном этапе внедрения внутренние аудиты рассматриваются высшим руководством как нечто не обязательное, и встречаются некоторые организации, которые выходят на сертификацию с минимальным количеством проверок, лишь для формального закрытия требования стандарта ИСО 9001 (п. 8.2.2). Что в корне является неверным!

Именно на этапе внедрения системы, планирование проведения внутренних аудитов является необходимой составляющей успешного функционирования системы менеджмента в дальнейшем. Что, как ни внутренняя проверка силами сотрудников организации может выявить, а где же еще мы не учли множество требований стандартов на системы менеджмента, где еще упустили из виду тот или иной важный момент.

Регулярное участие во внутренних аудитах не только обученных специалистов, но также технических экспертов (привлекаемых для более глубокого понимания деятельности и функций отделов и тщательной проработки возможных проблем) и аудиторов-стажеров (привлекаемых для повышения мотивации молодых сотрудников, а также вовлеченности всего персонала в деятельность по аудиту) поможет проводить аудиты качественно и с получением наибольшей пользы для всей организации.

Одна из проблем, с которой сталкиваются многие организации, является то, как руководители относятся к выбору специалистов, будущих аудиторов, будущих «терапевтов» системы менеджмента, а именно - без требуемого на то внимания и тщательного отбора! Стандарт ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента»дает исчерпывающие указание, какой компетентностью должен обладать внутренний аудитор, какие личные качества должны преобладать в нем, а также какие дополнительные знания и навыки будут способствовать результативной и эффективной реализации программы аудитов организации.

Уважаемые руководители организаций, будьте внимательны при выборе своих аудиторов! Это должны быть уверенные в себе, квалифицированные сотрудники, знающие тонкости вашей организации и способные выявить не только недостатки системы, но и дать рекомендации по улучшению; люди, обладающие авторитетом и харизмой, умеющие сочетать в себе настойчивость и доброжелательность.

А вы, уважаемые аудиторы, стремитесь развивать и совершенствовать свои знания, умения, чтобы ваша система менеджмента не только соответствовала требованиям стандартов, но и постоянно улучшалась, ведь именно этого требует от нас сама жизнь!